Recomendaciones imprescindibles sobre cómo organizar un evento accesible

En 2015, como una acción de política pública, el Consejo Nacional para Prevenir la Discriminación (Conapred) publicó Recomendaciones para Organizar Eventos Accesibles, una herramienta que guía a entidades públicas y privadas en la eliminación de las barreras que limitan el acceso a  personas con algún tipo de discapacidad.

Cemefi ha resumido los aspectos principales de esta guía, para facilitar que cada organización haga su propio “check list” al momento de comenzar a planear sus eventos.

Para lograr un evento accesible, habrá que observar aspectos antes, durante y después de haberse realizado.

Antes

Primero que nada, conforme un equipo de verificación.  Es recomendable contar con un grupo de personas encargadas de cerciorarse que se cuenta con todos los recursos o en su caso, puedan hacer los ajustes necesarios.

1. Evalúe la sede

Obtenga los mapas, planos y diagramas necesarios.

 a) Consiga el plano o croquis de las instalaciones de la probable sede y de las estaciones

de transporte público. Si no están disponibles, es recomendable dibujar la distribución de los espacios interiores y exteriores para identificar los obstáculos.

 b) Obtenga también los mapas de los alrededores para encontrar una ruta accesible

hasta y desde la sede.

Revise las rutas de acceso

• Llegue por las rutas de transporte público masivo.
• Ensaye. Utilice apoyos de movilidad para verificar que realmente la ruta desde y hacia el transporte público es accesible.
• Pregunte si la ruta se obstaculiza por las inclemencias del clima, como lluvia o calor intenso.
• Indague si existen otros fenómenos como movilizaciones de gente, festivales, ventas, etc., que puedan entorpecer la ruta.

Mida usted mismo

Mida las rampas. La manera más fácil de comprobar la accesibilidad de una rampa es medirla con un nivel de al menos 24 pulgadas y una cinta métrica. Debe estar elevada al 5% en relación a la altura a la que se desea acceder.

Identifique obstáculos y elimínelos

1. Si los obstáculos son externos, recurra a las autoridades locales o directamente a quien los provoca, según aplique.
2. En caso de que estén en el interior de la sede, se deberá solicitar ajustes razonables al proveedor.

Invitación accesible

Aproveche la oportunidad para transmitir la intención de que en su evento se hará un esfuerzo para garantizar el acceso a todas las personas en igual dad de condiciones.

• Envíela con suficiente anticipación, así las personas que necesiten apoyo extra tendrán tiempo para hacer los arreglos pertinentes.
• Invitaciones digitales. El texto debe ser legible, aun para personas con baja visión.
• El formato debe ser de fácil lectura y accesible para ser leído con software de lectura de textos.
• En el caso de una invitación electrónica, es imprescindible que no sea imagen.

Sobre la hospitalidad

1. Considere la provisión de transporte y hospedaje accesible para las personas con discapacidad que invite.  
2. Verifique la accesibilidad de los servicios. Supervise los espacios contratados de hospedaje, transporte y de los materiales a distribuir.
3. Capacite a su equipo de verificación. Puede recurrir a alguna organización experta en derechos de personas con discapacidad o que trabaje con ellas.
4. Procure hacer accesibles páginas de internet, carteles, y comerciales y cualquier pieza publicitaria.
5. Proporcione un mapa para llegar a la sede, marcando rutas accesibles desde y hasta la parada o terminal del transporte público.

Durante el evento

Recuerde que la accesibilidad de la infraestructura de la sede debe estar garantizada. Cargar a las personas con discapacidad (PcD) o segregarlas, no son alternativas.

Sobre el estacionamiento

• Debe haber un estacionamiento exclusivo para PcD a menos de 25 metros de la ruta accesible hacia la entrada de la sede. La proporción de cajones reservados para PcD debe ser de 1 por cada 25. Éstos deben medir 3.5 por 5 metros o la opción de dos cajones con medida estándar, con una franja al centro de 1.2 metros para su identificación.
• En caso de no contar con estacionamiento exclusivo, es imprescindible el servicio de valet parking.

Servicios y rutas accesibles en la sede

• Habilite por lo menos dos rutas accesibles, desde la calle hasta el lugar de las actividades, y otra que permita la libre circulación al interior del recinto.
• Las rutas accesibles tienen pasillos, estancias, puertas y accesos con un mínimo de 1.50 metros de ancho; y los adornos, muebles, puertas y cualquier otro objeto no obstruyen el paso. 
• Las rutas deben contar con señalética clara e información de los accesos principales. Se recomienda asignar personas que brinden información desde el exterior y hasta el lugar de las actividades.
• Los sanitarios accesibles o familiares deben estar lo más cercano posible al lugar de las actividades, de preferencia a menos de 30 metros.

Asistencia

• Siempre se debe preguntar directamente a la persona con discapacidad cuál es la mejor manera de apoyarla. Hágalo de forma oral o escrita, pero nunca le pregunte al acompañante o a otras personas.
• Considere el espacio físico de animales de asistencia, que pueden ser perros, ponis, primates, otros mamíferos y aves.
• Comparta su check list de accesibilidad con el personal gerencial del sitio que contrató, es una manera de amplificar la concienciación.

Sobre el programa

• Es preciso elaborar un programa que desde origen sea incluyente. Investigue sobre ponentes que vivan en condición de discapacidad.
• En el caso de personas sordas, considere el servicio de intérpretes de lengua de señas mexicana.  

Sobre el registro

Es fundamental la colocación e identificación clara del área de registro. Asegúrese que sea un elemento para brindar mayor accesibilidad y no un obstáculo a la libre circulación. Provéale espacio, iluminación, mobiliario y personal adecuado.

Espacios accesibles

El escenario. Si es muy alto, es probable que se requiera una rampa con dos descansos. Si este diseño complica su elaboración, habilite una rampa con una pendiente de hasta del 10%, pero no más.  Rampas muy inclinadas suponen un riesgo.

Distribución de los asistentes. La sala y la distribución de los asientos deberán estar diseñados para que el público vea, escuche y se mueva sin obstáculos o riesgos. Privilegie la accesibilidad y la seguridad antes que la estética.

Reserve lugares para personas con discapacidad, coloque letreros y promueva que las personas los respeten.

Acomode a los representantes de la prensa para que sus aditamentos, (bocinas, cables, mesas de servicio) no representen un obstáculo o peligro.

Es conveniente que haya por lo menos una puerta abierta permanentemente o una persona pendiente de abrirla, sobre todo para usuarios de apoyos de movilidad.

Servicio de alimentos

• Ofrézcalo en un lugar accesible y seguro. Evite colocarlo en jardines pues dificulta la movilidad de las personas con discapacidad. Y de ser así, reserve mesas cercanas a la ruta de circulación y a la salida de emergencia.
• En caso de ser buffet, tendrá que servirlo a las personas que por razones de movilidad le soliciten asistencia.
• Si el servicio es un brindis sin mesas o sillas, deberá poner a disposición mesas reservadas con las medidas correspondientes y proveer apoyos isquiáticos.
• Opte por contratar proveedores que hacen inclusión laboral de personas con discapacidad. Por ejemplo, chefs y cocineros con discapacidad intelectual, meseros ciegos o, para amenizar, músicos y otros artistas con discapacidad.

Planes de emergencia y accesibilidad

• A los encargados del establecimiento, recuérdeles que las rutas de evacuación y las salidas de emergencia deben ser accesibles.
• Las alarmas son un elemento fundamental en la actuación pronta en caso de emergencia. En casi cualquier lugar las hay, solo habrá que incorporarles iluminación para el caso de personas sordas.
• Exhorte a los asistentes a avisar a otras personas cuando se presente alguna emergencia.
• Coloque material de emergencia, como botiquines, a una altura donde un usuario de silla de ruedas lo pueda alcanzar.

Después del evento

• Para que mejore la calidad de sus eventos futuros, aplique una encuesta u otras formas de evaluación entre los asistentes.
• Enliste los comentarios recibidos de manera oral o las actitudes que percibió.

Para una mayor claridad, consulta las páginas 46, 52, 54, 58 y 59 de la Guía “Recomendaciones para organizar eventos accesibles”, publicada por Conapred en 2015. Consulta.